1. RANCANGAN
TATA LETAK
A. Definisi Tata Letak Fasilitas
1) Menurut Sritomo (1992, p52), tata letak fasilitas didefinisikan
sebagai tata cara pengaturan fasilitas – fasilitas fisik pabrik guna menunjang
kelancaran proses produksi.
2) Menurut Apple (1990, p2), tata letak fasilitas
didefinisikan sebagai menganalisis, membentuk konsep, merancang, dan mewujudkan
sistem bagi pembuatan barang atau jasa. Kegiatan perancangan fasilitas
berhubungan dengan perancangan susunan unsur fisik suatu lingkungan.
3) Menurut Tompkins (1996, p1), facilities planning
merupakan ilmu yang multi disiplin, dimana berkaitan dengan merencanakan layout
fasilitas, memilih material handling sistem, dan menentukan peralatan proses
yang diperlukan.
B. Peranan Perancangan Tata Letak Fasilitas
Menurut Apple (1990,
p3), perancangan tata letak fasilitas berperan penting sebagai berikut :
1) Suatu perencanaan aliran barang yang efisien merupakan
prasyarat untuk mendapatkan produksi yang ekonomis.
2) Pola aliran barang yang merupakan dasar bagi perencanaan
fasilitas fisik yang efektif.
3) Perpindahan barang merubah pola aliran statis menjadi
suatu kenyataan yang dinamis, menunjukkan cara bagaimana suatu barang
dipindahkan.
4) Susunan fasilitas yang efektif disekitar pola aliran
barang dapat menghasilkan pelaksanaan yang efisien dapat meminimumkan biaya
produksi.
5) Biaya produksi minimum dapat memberikan keuntungan
maksimum.
( Anonim,2012)
2. PERENCANAAN
TATA LETAK
1. Pengertian
Tata Letak
Tata letak mencakup desain dari
bagian-bagian, pusat kerja dan peralatan yang membentuk proses perubahan dari
bahan mentah menjadi bahan jadi. Perencanaan tata letak merupakan satu tahap
dalam perencanaan fasilitas yang bertujuan untuk mengembangkan suatu sistem
produksi yang efisiesn dan efektif sehingga dapat tercapainya suatu proses
produksi dengan biaya yang paling ekonomis.
2. Tujuan
Perencanaan Tata Letak
Tujuan perencanaan lay out/ tata letak yang baik yaitu :
a.
Memaksimumkan pemanfaatan peralatan pabrik
b.
Meminimumkan kebutuhan tenaga kerja
c.
Mengusahakan agar aliran bahan dan produk lancar
d. Meminimumkan
hambatan pada kesehatan
e.
Meminimumkan usaha membawa bahan
Efektifitas dari pengaturan tata letak suatu kegiatan
produksi dipengaruhi oleh beberapa faktor, sebagai berikut :
1.
Penanganan material – perencanaan tata letak
harus memperhatikan gerakan dari material atau manusia yang bekerja. Gerakan
material akan berdampak pada biaya penanganan material, biasanya mempunyai
pengaruh yang cukup signifikan bagi biaya produksi.
2.
Utilisasi ruang – utilisasi ruang dan energi
merupakan salah satu faktor yang diperhatikan
dalam perencanaa tata letak. Perkembangan teknologi memungkinkan penataan mesin-mesin tidak dalam arah
horizontal, berada dalam satu lantai, melainkan dapat ke arah vertikal.
3.
Mempermudah pemeliharaan – perawatan mesin
selain berpengaruh terhadap mutu produk juga berpengaruh terhadap usia mesin.
Tata letak mesin harus menyediakan ruang gerak yang cukup bagi pemeliharaan
mesin.
4.
Kelonggaran gerak – perencanaan tata letak tidak
saja untuk memperoleh efisiensi ruang tetapi juga harus memperhatikan
kelonggaran gerak bagi operatot /karyawan. Selain meningkatkan kepuasan
karyawan atas kondisi kerja, kelonggaran gerak dapat mengurangi kecelakaan
kerja.
5.
Orientasi produk – jenis produk yang dibuat
sangat berpengaruh dalam perencanaa tata letak. Mislanya, produk ukuran besar
dan berat, atau memelukan perhatian khusus dalam penangannya, umumnya
menghendaki suatu tata letak yang tidak membuat produk dipindah-pindah.
Sebaliknya, produk yang berukuran kecil dan ringan yang dengan mudah dapat diangkut
akan menjadi lebih ekonomis apabila diproduksi dengan suatu tata letak yang
berdasarkan proses.
6.
Perubahan produk atau disain produk –
perencanaan tata letak juga memperhatikan perubahan jenis produk atau disain
produk. Bagi perusahaan yang jenis produk atau disainnya sering berubah, tata
letak mesin harus sefleksibel mungkin dalam mengadaptasi perubahan.
3. Jenis Tata
Letak
Dalam industri manufaktur, secara umum tata letak
dikelompokkan dalam tiga jenis, yaitu:
A.
Tata Letak Proses (process layout) /tata letak
fungsional – penyusunan tata letak dimana alat yang sejenis atau mempunyai
fungsi yang sama ditempatkan dalam bagian yang sama. Misalnya mesin-mesin bubut
dikumpulkan pada daerah yang sama, sedemikian pula mesin-mesin potong
diletakkan pada bagian yang sama.
Mesin-mesin ini tidak dikhususkan
untuk produk tertentu melainkan dapat digunakan untuk berbagai jenis produk.
Model ini cocok untuk discrete
production dan bila proses produksi tidak baku, yaitu jika perusahaan membuat
jenis produk yang berbeda. Jenis tata letak proses dijumpai pada
bengkel-bengkel, rumah sakit, universitas atau perkantoran.
KELEBIHAN :
1.
Memungkinan utilitas mesin yang tinggi
2.
Memungkinkan penggunaan mesin-mesin yang
multi-guna sehingga dapat dengan cepat mengikuti perubahan jenis produksi
3.
Memperkecil terhentinya produksi yang
diakibatkan oleh kerusakan mesin
4.
Sangat fleksibel dalam mengalokasikan personel
dan peralatan
5.
Investasi yang rendah karena dapat mengurangi
duplikasi peralatan
6.
Memungkinkan spesialisasi supervisi
KELEMAHAN :
1.
Meningkatkan kebutuhan material handling karena
aliran proses yang beragam serta tidak dapat digunakan ban berjalan
2.
Pengawasan produksi yang lebih sulit
3.
Meningkatnya persediaan barang dalam proses
4.
Total waktu produksi per unit yang lebih lama
5.
Memerlukan skill yang lebih tinggi
6.
Pekerjaan routing, pejadwalan dan akunting biaya
yang lebih sulit, karena setiap ada order baru harus dilakukan
perencanaan/perhitungan kembali
B.
Tata Letak Produk (product layout) – apabila
proses produksinya telah distandarisasikan dan berproduksi dalam jumlah yang
besar. Setiap produk akan melalui tahapan operasi yang sama sejak dari awal
sampai akhir.
KELEBIHAN :
1.
Aliran material yang simple dan langsung
2.
Persediaan brg dlm proses yang rendah
3.
Total waktu produksi per unit yang rendah
4.
Tidak memerlukan skill tenaga kerja yang tinggi
5.
Pengawasan produksi yang lebih mudah
6.
Dapat menggunakan mesin khusus atau otomatis
7.
Dapat menggunakan ban berjalan karena aliran
material sudah tertentu
KELEMAHAN :
1.
Kerusakan pada sebuah mesin dapat menghentikan
produksi
2.
Perubahan
desain produk dapat mengakibatkan tidak efektifnya tata letak yang bersangkutan
3.
Biasanya memerlukan investasi mesin/peralatan
yang besar
4.
Karena sifat pekerjaaanya yang monoton dapat
mengakibatkan kebosanan
C.
Tata Letak Posisi Tetap (fixed positon lay out)
– dipilih karena ukuran, bentuk ataupun karakteristik lain menyebabkan
produknya tidak mungkin atau sukar untuk dipindahkan. Tata letak seperti ini
terdapat pada pembuatan kapal lautm pesawat terbang, lokomotif atau proyek-proyek
konstruksi
KELEBIHAN :
1.
Berkurangnya gerakan material
2.
Adanya kesempatan untuk melakukan pengkayaan
tugas
3.
Sangat fleksibel, dapat mengakomodasi perubahan
dalam desain produk, bauran produk maupun volume produksi
4.
Dapat memberikan kebanggaan pada pekerja karena
dapat menyelesaikan seluruh pekerjaan
KELEMAHAN :
1.
Gerakan personal dan peralatan yang tinggi
2.
Dapat terjadi duplikasi mesin dan peralatan
3.
Memerlukan tenaga kerja yang berketrampilan
tinggi
4.
Biasanya memerlukan ruang yang besar serta
persediaan barang dalam proses yang tinggi
5.
Memerlukan koordinasi penjadwalan produksi
PENGAWASAN
Pengawasan adalah proses untuk
memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah
direncanakan . The process of ensuring that actual activities conform the
planned activities. (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)
Sedangkan menurut Basu Swasta (1996, hal. 216)
"Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat
memberikan hasil seperti yang diinginkan". Pengawasan dapat dipusatkan,
dapat didesentralisir tergantung pada karyawannya. Apabila karyawan ahli maka
dapat didesentralisir.
Pengawasan dapat dikelompokkan misalnya ke dalam :
1. Pengawasan produksi, yaitu agar hasil produksi sesuai
dengan permintaan/pemuasan langganan dalam jumlah, harga, waktu dan servis.
2. Pengawasan persediaan, yaitu menjamin tersedianya bahan
dalam jumlah harga, waktu yang tepat sehingga proses produksi tidak terganggu.
3. Pengawasan kualitas, yaitu menjamin agar kualita hasil
produksi, bahan dan bahan proses memenuhi ukuran-ukuran standar yang telah
ditentukan.
4. Pengawasan ongkos, yaitu menjamin agar produksi/operasi
dijalankan dengan ongkos minimum sesuai dengan standar.
Walaupun pengawasan mahal tetapi
diharapkan agar hasil pengawasan akan dapat memperbaiki kedudukan perusahaan
karena penjualan dapat didorong karena kualita barang lebih unggul dari
saingan, atau harganya bersaingan, dan lain-lain. Di dalam pengawasan perlu
pula diperhatikan motivasi. Apabila motivasi kerja tidak cukup percuma saja
dilakukan pengawasan, karena akibatnya pelaksana akan berbuat sekehendak hati.
Hal ini perlu dihindari agar tidak menimbulkan hal-hal yang tak diinginkan.
Berdasarkan pada batasan pengertian tersebut di atas dapatlah ditarik suatu
simpulan bahwa pengawasan adalah suatu usaha pimpinan yang menginginkan agar
setiap pekerjan dilaksanakan seagimana mestinya. Dengan kata lain bahwa tujuan
pengawasan adalah untuk mengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya
tentang objek yang diawasi, apakah sesuai dengan yang semestinya atau
tidak.
1. Maksud
dan Tujuan Pengawasan
Terwujudnya tujuan yang
dikehendaki oleh organisasi sebenarnya tidak lain merupakan tujuan dari
pengawasan. Sebab setiap kegiatan pada dasarnya selalu mempunyai tujuan
tertentu. Oleh karena itu pengawasan mutlak diperlukan dalam usaha pencapaian
suatu tujuan.
Menurut Situmorang dan Juhir (
1994:22 ) maksud pengawasan adalah untuk :
1. Mengetahui jalannya pekerjaan, apakah lancar atau tidak
2. Memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh pegawai
dan mengadakan pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan-kesalahan yang
sama atau timbulnya kesalahan yang baru.
3. Mengetahui apakah penggunaan budget yang telah ditetapkan
dalam rencana terarah kepada sasarannya dan sesuai dengan yang telah
direncanakan.
4. Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program (fase
tingkat pelaksanaan) seperti yang telah ditentukan dalam planning atau tidak.
5. Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang telah
ditetapkan dalam planning, yaitu standard.
Menurut Rachman (dalam Situmorang dan Juhir, 1994:22) juga
mengemukakan tentang maksud pengawasan, yaitu:
1. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu berjalan sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan
2. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu telah berjalan
sesuai dengan instruksi serta prinsip-prinsip yang telah ditetapkan
3. Untuk mengetahui apakah kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan
dan kegagalan-kegagalannya, sehingga dapat diadakan perubahan-perubahan untuk
memperbaiki serta mencegah pengulangan kegiatan-kegiatan yang salah.
4. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu berjalan efisien
dan apakah dapat diadakan perbaikan-perbaikan lebih lanjut, sehingga mendapat
efisiensi yang lebih benar.
Dari kedua pendapat di atas dapat
disimpulkan bahwa maksud pengawasan adalah untuk mengetahui pelaksanaan kerja,
hasil kerja, dan segala sesuatunya apakah sesuai dengan yang direncanakan atau
tidak, serta mengukur tingkat kesalahan yang terjadi sehingga mampu diperbaiki
ke arah yang lebih baik.
Sementara berkaitan dengan tujuan pengawasan, Maman Ukas
(2004:337) mengemukakan:
1. Mensuplai pegawai-pegawai manajemen dengan
informasi-informasi yang tepat, teliti dan lengkap tentang apa yang akan
dilaksanakan.
2. Memberi kesempatan pada pegawai dalam meramalkan
rintangan-rintangan yang akan mengganggu produktivitas kerja secara teliti dan
mengambil langkah-langkah yang tepat untuk menghapuskan atau mengurangi
gangguan-gangguan yang terjadi.
3. Setelah kedua hal di atas telah dilaksanakan, kemudian
para pegawai dapat membawa kepada langkah terakhir dalam mencapai produktivitas
kerja yang maksimum dan pencapaian yang memuaskan dari pada hasil-hasil yang
diharapkan.
Sedangkan Situmorang dan Juhir (1994:26) mengatakan bahwa
tujuan pengawasan adalah :
1. Agar terciptanya aparat yang bersih dan berwibawa yang
didukung oleh suatu sistem manajemen pemerintah yang berdaya guna (dan berhasil
guna serta ditunjang oleh partisipasi masyarakat yang konstruksi dan terkendali
dalam wujud pengawasan masyarakat (kontrol sosial) yang obyektif, sehat dan
bertanggung jawab.
2. Agar terselenggaranya tertib administrasi di lingkungan
aparat pemerintah, tumbuhnya disiplin kerja yang sehat.
3. Agar adanya keluasan dalam melaksanakan tugas, fungsi
atau kegiatan, tumbuhnya budaya malu dalam diri masing?masing aparat, rasa
bersalah dan rasa berdosa yang lebih mendalam untuk berbuat hal-hal yang
tercela terhadap masyarakat dan ajaran agama.
Sementara berkaitan dengan tujuan pengawasan,
Menurut Sule dan Saefullah (2005 : 318-319) ada empat tujuan pengawaqsan
tersebut adalah adaptasi lingkungan, meminimumkan kegagalan, meminimumkan
biaya, dan mengantisipasi kompleksitas dari organisasi.
1. Adaptasi lingkungan, adalah agar perusahaan dapat terus menerus
beradaptasi denganperubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik
lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan eksternal.
2. Meminimumkan kegagalan, adalah ketika perusahaan melakukan
kegiatan produksi misalnya perusahaan berharap agar kegagalan seminimal
mungkin.
3. Meminimumkan biaya, adalah ketiga perusahaan mengalami
kegagalan.
4. Antisipasi
komplesitas organisasi, adalah agar perusahaan dapat mengantisipasi berbagai
kegiatan organisasi yang kompleks.
Sementara tujuan pengawasan
menurut Soekarno (dalam Safrudin, 1995 : 36 ) adalah : Untuk mengetahui apakah
sesuatu berjalan sesuai dengan rencana, yang digariskan, mengetahui apakah sesuatu dilaksanakan sesuai
dengan instruksi serta asas yang ditentukan, mengetahui kesulitan-kesulitan dan
kelemahan-kelemahan dalam bekerja, mengetahui apakah sesuatu berjalan efisien
atau tidak, dan mencari jalan keluar jika ternyata dijumpai
kesulitan-kesulitan, kelemahan-kelemahan, atau kegagalan ke arah perbaikan.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat diketahui
bahwa pada pokoknya tujuan pengawasan adalah:
1. Membandingkan antara pelaksanaan dengan rencana serta
instruksi-instruksi yang telah dibuat.
2. Untuk mengetahui ada tidaknya kesulitan-kesulitan,
kelemahan-kelemahan atau kegagalan-kegagalan serta efisiensi dan efektivitas
kerja.
3. Untuk mencari jalan keluar apabila ada kesulitan,
kelemahan dan kegagalan, atau dengan kata lain disebut tindakan korektif.
2. Macam
Teknik Pengawasan
Disarikan dari pendapat Koontz,
et. al. (dalam Hutauruk, 1986 : 298-331) tentang teknik pengawasan, terdapat
dua cara untuk memastikan pegawai merubah tindakan/sikapnya yang telah mereka
lakukan dalam bekerja, yaitu dengan dilakukannya pengawasan langsung (direct
control) dan pengawasan tidak langsung (indirect control). Pengawasan langsung
diartikan sebagai teknik pengawasan yang dirancang bangun untuk
mengidentifikasi dan memperbaiki penyimpangan rencana. Dengan demikian pada
pengawasan langsung ini, pimpinan organisasi mengadakan pengawasan secara
langsung terhadap kegiatan yang sedang dijalankan, yaitu dengan cara mengamati,
meneliti, memeriksa dan mengecek sendiri
semua kegiatan yang sedang dijalankan tadi. Tujuannya adalah agar
penyimpangan-penyimpangan terhadap rencana yang terjadi dapat diidentifikasi
dan diperbaiki.
Menurut Koontz, et. al,
pengawasan langsung sangat mungkin dilakukan apabila tingkat kualitas para
pimpinan dan bawahannya rendah. Sementara pengawasan tidak langsung diartikan sebagai
teknik pengawasan yang dilakukan dengan menguji dan meneliti laporan-laporan
pelaksanaan kerja. Tujuan dari pengawasan tidak langsung ini adalah untuk
melihat dan mengantisipasi serta dapat mengambil tindakan yang tepat untuk
menghindarkan atau memperbaiki penyimpangan.
Menurut Koontz, et. al, pengawasan tidak
langsung sangat mungkin dilakukan apabila tingkat kualitas para pimpinan dan
bawahannya tinggi.
Sementara Bohari (1992:25) membagi macam teknik pengawasan
sebagai berikut :
1. Pengawasan preventif, dimaksudkan untuk mencegah
terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan. Pengawasan
preventif ini biasanya berbentuk prosedur-prosedur yang harus ditempuh dalam
pelaksanaan kegiatan. Pengawasan preventif ini bertujuan:
a. Mencegah terjadinya tindakan-tindakan yang menyimpang
dari dasar yang telah ditentukan.
b. Memberi pedoman bagi terselenggaranya pelaksanaan
kegiatan secara efisien dan efektif.
c. Menentukan saran dan tujuan yang akan dicapai.
d. Menentukan kewenangan dan tanggung jawab sebagai instansi
sehubungan dengan tugas yang harus dilaksanakan.
2. Pengawasan represif, ini dilakukan setelah suatu tindakan
dilakukan dengan membandingkan apa yang telah terjadi dengan apa yang
seharusnya terjadi. Dengan pengawasan represif dimaksud untuk mengetahui apakah
kegiatan dan pembiayaan yang telah dilakukan itu telah mengikuti kebijakan dan
ketentuan yang telah ditetapkan.
Pengawasan represif
ini biasa dilakukan dalam bentuk:
a. Pengawasan dari jauh, adalah
pengawasan yang dilakukan dengan cara pengujian dan penelitian terhadap
surat-surat pertanggungan jawab disertai bukti-buktinya mengenai
kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.
b. Pengawasan dari dekat, adalah
pengawasan yang dilakukan di tempat kegiatan atau tempat penyelenggaraan
administrasi.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas, maka teknik
pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan dapat dilakukan dengan berbagai macam
teknik, semuanya tergantung pada berbagai kondisi dan situasi yang akan
terjadi, maupun yang sedang terjadi/berkembang pada masing-masing organisasi.
Penentuan salah satu teknik pengawasan ini adalah agar dapat dilakukan
perbaikan-perbaikan pada tindakan yang telah dilakukan atau agar penyimpangan
yang telah terjadi tidak berdampak yang lebih buruk, selain itu agar dapat
ditentukan tindakan-tindakan masa depan yang harus dilakukan oleh organisasi.
3.
Fungsi-fungsi Pengawasan
Menurut Sule dan Saefullah (2005
: 317) mengemukakan fungsi pengawasan pada dasarnya meruapakan proses yang
dilakukan untuk memastiakan agar apa
yang telah direncanakan berjalan sebagaiamana mestinya. Termasuk kedalam fungsi
pengawasan adalah identifikasi berbagai faktor yang menghambat sebuah kegiatan,
dan juga pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan agar tujuan organisasi
dapat tetap tercapai.
Sebagai kesimpulan, fungsi
pengawasan diperlukan untuk memastikan apa yang telah direncanakan dan
dikoordinasikan berjalan sebagaimana mestinya ataukah tidak. Jika tidak
berjalan dengan semestinya maka fungsi pengawasan juga melakukan proses untuk
mengoreksi kegiatan yang sedang berjalan agar dapat tetap mencapai apa yang
telah direncanakan.
Fungsi dari pengawasan sandiri adalah :
1) Mempertebal rasa tangung jawab dari pegawai yang diserahi
tugas dan wewenang dalam pelaksanan pekerjan.
2) Mendidik pegawai agar melaksanakan pekerjaannya sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan.
3) Mencegah terjadinya kelalaian, kelemahan dan penyimpangan
agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan.
4) Memperbaiki kesalahan dan penyelewengan agar dalam
pelaksanaan pekerjan tidak mengalami hambatan dan pemborosan-pemborosan.
4. Tindak
Lanjut Pengawasan
Pada dasarnya pengawasan bukanlah dimaksudkan
untuk mencari kesalahan dan menetapkan sanksi atau hukuman tetapi pengawasan
dimaksudkan untuk mengetahui kenyataan yang sesunguhnya mengenai pelaksanaan
kegiatan organisasi.
5. Pentingnya Pengawasan
Ada berbagai faktor yang membuat
pengawasan semakin diperlukan oleh setiap organisasi, menurut Siswanto (2009 :
200) adalah :
1. Perubahan lingkungan organisasi. Berbagai perubahan
lingkungan organisasi terjadi terus menerus dan tidak dapat dihindari, seperti
munculnya inovasi produk dan persaingan baru, diketemukannya bahan baku baru,
adanya peraturan pemerintah baru, dan sebagainya. Melalui fungsi pengawasan
manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa
organisasi, sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan
yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi.
2. Peningkatan komplesitas organisasi. Semakin besar
organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati.
Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan
profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada para penyalur perlu
dianalisis dan dicatat secara tepat, bermacam-macam pasar organisasi, luar dan
dalam negeri, perlu selalu dimonitor. Di samping itu organisasi luar dan dalam
negeri, perlu selalu dimonitor. Disamping nitu organisasi sekarang lebih
bercorak desentralisasi, dengan banyak agen-agen atau cabang-cabang penjualan
dan kantor-kantor pemasaran, pabrik-pabrik yang terpisah secara geografis, atau
fasilitas-fasilitas penelitian terbesar luas. Semuanya memerlukan pelaksanaan
fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
3. Kesalahan-kesalahan. Bila para bawahan tidak pernah
membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan.
Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan memesan barang
atau komponen yang salah, membuat penentuan harga yang terlalu rendah,
masalah-masalah didiagnosa secara tidak tepat. Sistem pengawasan memungkinkan
manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang. Bila
manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggungjawab atasan itu
sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan
telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan
menginplementasikan sistem pengawasan.
Tanpa sistem tersebut, manajer
tidak dapat memeriksa pelaksanaan tugas bawahan. Kata pengawasan sering
mempunyai konotasi yang tidak menyenangkan, karena dianggap akan mengancam
kebebasan dan otonomi pribadi. Padahal organisasi sangat memerlukan pengawasan
untuk menjamin tercapainya tujuan. Sehingga tugas manajer adalah menemukan
keseimbangan antara pengawasan organisasi dan kebebasan pribadi atau mencari
tingkat pengawasan yang tepat. Pengawasan yang berlebihan akan menimbulkan
birokrasi, mematikan kreativitas, dan sebagainya, yang akhirnya merugikan
organisasi sendiri. Sebaliknya pengawasan yang tidak mencukupi dapat
menimbulkan pemborosan sumber daya dan membuat sulit pencapaian tujuan.
6.
Tahapan-Tahapan Proses Pengawasan
1. Tahap Penetapan Standar Tujuannya adalah sebagai sasaran,
kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam
pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. Standar Phisik
b. Standar Moneter
c. Standar Waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Digunakan
sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Beberapa proses
yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan l laporan,
metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa
Penyimpangan Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan
menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat
pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi Bila diketahui dalam
pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam
pelaksanaan.
7. Pengawasan
Yang Efektif
Pengawasan yang efektif menurut Sarwoto (2010 : 28) yaitu :
1. Ada unsur keakuratan, dimana data harus dapat dijadikan
pedoman dan valid
2. Tepat-waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan
dievaluasikan secara cepat dan tepat dimana kegiatan perbaikan perlu
dilaksanakan
3. Objektif dan menyeluruh, dalam arti mudah dipahami
4. Terpusat, dengan memutuskan pada bidang-bidang
penyimpangan yang paling sering terjadi
5. Realistis secara ekonomis, dimana biaya sistem pengawasan
harus lebih rendah atau sama dengan kegunaan yang didapat
6. Realistis secara organisasional, yaitu cocok dengan
kenyataan yang ada di organisasi
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat
menimbulkan sukses atau gagal operasi serta harus sampai pada karyawan yang
memerlukannya
8. Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang
dihadapi, sehingga tidak harus buat sistem baru bila terjadi perubahan kondisi
9. Sebagai petunjuk dan operasional, dimana harus dapat
menunjukan deviasi standar sehingga dapat menentukan koreksi yang akan diambil
10. Diterima para anggota organisasi, maupun mengarahkan
pelaksanaan kerja anggota organisasi dengan mendorong peranaan otonomi, tangung
jawab dan prestasi.
Dosen : Marius P Angipora
Tidak ada komentar:
Posting Komentar